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Comment réussir un audit haut la main : 5 choses que tous les responsables qualité doivent savoir

Vous avez décidé de certifier votre système de management environnemental ou de la qualité et vous avez demandé à un organisme externe de réaliser un audit indépendant. Maintenant, qu'est-ce que vous pouvez faire pour maximiser vos chances de réussite ?

Calendrier de transitionUn auditeur chevronné de Bureau Veritas, organisme de certification indépendant leader, vous donne ses conseils pour préparer votre audit.

1. ORGANISER UN AUDIT EXTERNE SEULEMENT LORSQUE VOTRE SYSTÈME DE MANAGEMENT EST SOLIDEMENT MIS EN PLACE.
La première chose que l’auditeur externe recherche est la confirmation que le système de management est pleinement appliqué (qu'il ne soit pas juste un plan théorique). Pour être considéré « pleinement appliqué », un plan de management doit être en place depuis suffisamment longtemps pour que les employés et les responsables comprennent leur rôle et leurs responsabilités et qu’ils les incorporent dans leur travail quotidien. Cette période peut aller de deux semaines pour les petites entreprises où les employés sont activement engagés dans la gestion de l'activité, à six mois pour les plus grandes entreprises. Une fois que le plan de management fait partie du quotidien de votre entreprise, le moment est venu d’appeler les auditeurs. Ils effectueront une évaluation et indiqueront les zones d’amélioration ; cela fait partie du processus de certification.
 

2. COMPRENDRE LE PROCESSUS D’AUDIT ET PRÉPARER LA DOCUMENTATION. Chez Bureau Veritas, nous adoptons une approche en deux étapes lors du premier audit d’une entreprise. La première étape est la visite en entreprise pour vérifier qu'elle est prête pour l’audit : le système de management doit être pleinement appliqué et l’entreprise doit avoir la documentation nécessaire pour permettre aux auditeurs de faire ISO 9001:2015 Avantagesleur travail. En supposant que l’entreprise passe cette première étape, la deuxième étape comprend l’examen détaillé de la documentation, une visite du site et des entretiens avec les responsables et les employés. Cela signifie que votre documentation doit être organisée pour notre première visite : le manuel qualité (ou le manuel du système de management environnemental pour la certification ISO 14001), les politiques de l'entreprise, les objectifs, et tout système en place pour la détection de non-conformités et le traitement des réclamations relatives à la qualité.
 

3. S’ASSURER QUE LES DIRECTEURS DE L’ENTREPRISE PARTICIPENT AU SYSTÈME...
Le leadership est un concept clé dans les nouvelles normes ISO 9001:2015 et ISO 14001:2015 : l’équipe de direction doit être engagée auprès de la qualité et piloter sa réalisation. C’est pourquoi une partie essentielle de nos audits consiste à réaliser des entretiens avec les cadres supérieurs. Nous vérifions que les directeurs de l’entreprise connaissent le système de management de la qualité et leur rôle dans sa réalisation. Par conséquent, pour vous préparer à l’audit, il est primordial de fournir les bonnes informations à vos cadres supérieurs, de s’assurer qu’ils fassent partie de l’équipe et de s'assurer qu'ils soient disponibles pour répondre aux questions des auditeurs.
 

4. ... ET QUE LES EMPLOYÉS COMPRENNENT LEUR RÔLE.
Votre direction « possède » votre système de management de la qualité mais chaque employé joue un rôle dans sa réalisation. Pour un auditeur, l’indication maximale qu’une entreprise possède un système de management de la qualité efficace apparaît lorsque les employés débutants connaissent la politique et les procédures s’appliquant à leur emploi. Mais cela ne se fait pas du jour au lendemain : il faut des mois de communication et de formation. Les auditeurs expliquent qu'ils peuvent voir les bénéfices de ce type d’engagement de l’employé de suite lors de l’entretien avec les membres du personnel.
 

5. DÉTENDEZ-VOUS ! LA CERTIFICATION N'EST PAS UNE FIN EN SOI : ELLE EXISTE POUR VOUS AIDER À VOUS AMÉLIORER.Les auditeurs ne recherchent pas la perfection. Ils vérifient que le système mis en place pour le management de la qualité ou des questions environnementales est pertinent pour votre organisation, que vous suivez ce système et que vous l’utilisez aux fins de l’amélioration continue. Plutôt que de penser aux éventuelles constatations de l’auditeur, profitez de son conseil expert sur les non-conformités et les moyens de s’améliorer. Cela stimulera les performances de votre entreprise. Faites remarquer aux cadres supérieurs les bénéfices d’une approche proactive du management de la qualité et du management environnemental !


Pour faciliter le processus, Bureau Veritas vient de lancer des audits de certification en ligne pour les normes ISO 9001:2015 et ISO 14001: 2015, disponibles via la plateforme d’e-commerce LEAD pour les États-Unis. Ce service innovant associe les formations en e-learning aux outils d’auto-évaluation disponibles pour toutes les entreprises souhaitant débuter la transition vers les nouvelles versions de l’ISO.

 

 


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